مجموعه کاملی از بروشورهای غرفه و مقررات لازم الرعایه بازرگانی خود را به طریقی خاص و جالب، جهت توزیع در میان بازدیدکنندگان از گروه های مختلف تهیه کرده و در دسترس داشته باشید. نشریات و بروشورهای مربوط به نمایشگاه، نقش بسیار موثری در موفقیت شما ایفا می کند زیرا پس از پایان نمایشگاه، بازدیدکنندگان فراموش می کنند که در غرفه شما چه کالایی بوده است ولی آن چه در دست آن ها می ماند نشریات شماست. می توانید برخی وسایل تبلیغاتی از قبیل پوستر و غیره را از سازمان نمایشگاه گرفته و در برنامه های تبلیغاتی خود از آن استفاده کنید. برای نمایندگان، وسایل ارتباط جمعی و ارباب جراید، اختصاصا می توان مجموعه کامل تری از نشریات غرفه و سایر اطلاعات اقتصادی و فرهنگی و جغرافیایی در بسته بندی های جالب و زیبا تهیه و در هنگام مراجعه به آن ها تسلیم نمود. در طول نمایشگاه روزهای خاصی وجود دارد که نسبت به روزهای عادی اهمیت خاصی دارد از جمله روز افتتاج نمایشگاه می باشد.
افتتاح نمایشگاه
همیشه روز افتتاح پرکارترین و خسته کننده ترین روزهای طول برگزاری نمایشگاه است. بسیاری از شخصیت های معروف برای مراسم افتتاح دعوت می شوند، معمولا شخصیتی معروف از سطوح بالای مدیریت به عنوان افتتاح کننده نمایشگاه حضور می یابد، در مراسم افتتاح از طرف سازمان نمایشگاه، پذیرایی ترتیب داده می شود. افتتاح و برگزاری یک نمایشگاه یک واقعه قابل توجه در یک شهر و حتی یک کشور می باشد در نتیجه توجه افراد زیادی را به خود جلب خواهد نمود که شامل گروه های مختلف اجتماعی هستند و هرگروه برای بهره برداری خاصی از این نمایشگاه دیدار می کنند. افرادی از قبیل بازرگانان، دانشجویان، نمایندگان فروش، افرادی که در جستجوی کار و حرفه برای آینده هستند. افراد عادی و خبرنگاران از جمله افرادی هستند که در این روز مراجعه می کنند.
اختتام نمایشگاه و بازگشت کالا
بلافاصله بعد از پایان نمایشگاه کارکنان غرفه شروع به جمع آوری کالاها و بسته بندی آن ها می کنند. کسانی که به بسته بندی کالاها می پردازند باید از اطلاعات گمرکی کشور میزبان و خود در مورد خروج و ورود کالاهای نمایشی اطلاع کافی داشته باشند. در آخر از مسوولان سازمان نمایشگاه، گمرک و سایرین که در برگزاری نمایشگاه کمک کرده اند به طریق مقتضی و با اهدای هدایا و غیره تشکر و قدردانی می گردد همچنین گزارشی فهرست وار از وضعیت کلی نمایشگاه و آمار فروش و معاملات نیز ارایه می گردد.
رهنمودهایی برای حضور و بهره گیری از نمایشگاه
توجه به نکات لازم و پیشگیری از نقاط ضعف در مراحل مختلف برگزاری نمایشگاه با استفاده از تجارت سازمان دهندگان و شرکت کنندگان در نمایشگاه های گوناگون می تواند به موفقیت شما در نمایشگاه و رسیدن به اهداف بازاریابی و فروش کالاهای تان کمک کند. هر غرفه نمایشگاهی هنگامی موفق قلمداد خواهد شد که بتواند بیشترین تعداد ار مناسب ترین بازدیدکنندگان را به سوی خود جلب کند و این بازدیدها را به نتایج مطلوب منتهی سازد. اگر نمایشگاه از کیفیت خوبی برخوردار باشد حضور عده زیادی از افراد متخصص و بازرگان امری حتمی خواهد بود و این امر در مورد نمایشگاه های تخصصی بیشتر صدق می کند.
رعایت معیارهایی برای حضور بهتر در نمایشگاه
- تعیین اولویت های مناسب برای حضور در نمایشگاه.
- تخمین، تعیین و تامین فضای لازم برای غرفه.
- طراحی هنرمندانه غرفه و دوری از تزیینات زاید.
- نمایش چشمگیر کالا در غرفه حتی الامکان به صورت سه بعدی
- غرفه نه ویترین است و نه تابلوی نقاشی، بنابراین آرایش آن بایستی به شکلی باشد که پیام رسان، گیرا و گویای اهداف شرکت از تولید محصول باشد.
- تجهیز غرفه بایستی بر اساس فکر، تجربه و هنر باشد. بنابراین هماهنگی میان رنگ ها، کالاها و دیوارها در تجهیز غرفه باید مورد توجه قرار گیرد.
- از آویختن کاتالوگ، جعبه، پوستر به دیوار غرفه حتی الامکان پرهیز گردد.
- ظاهر غرفه باید بازدیدکنندگان را جلب کند.
- ماهیت و اهداف شرکت باید در نحوه تزیین مشخص باشد.
- همه وسایل مرتب بوده و به آسانی در دسترس قرار داشته باشد.
- محل نمایش باید به طوری باشد که همه به طور یکسان آن را ببینند.
- پرهیز از انباشت کالا در غرفه.
هدف از شرکت در نمایشگاه
هدف اصلی از شرکت در هر نمایشگاه داخلی و خارجی، در کوتاه مدت یا درازمدت افزایش فروش تولیدات یا خدمات است. گاهی نیز اهداف دیگری از قبیل مقاصد سیاسی و فرهنگی برای برگزاری یا شرکت در نمایشگاهی عنوان می شود. هدف هر چه باشد برگزاری یک نمایشگاه بازرگانی موفق و اصولی می تواند زمینه های لازم برای گسترش مناسب سیاسی و فرهنگی و اقتصادی مورد نظر را فراهم آورد.
اگر هدف اصلی شما فروش فوری کالاست، بهتر است در نمایشگاه های تخصصی شرکت کنید، یا خود اقدام به برگزاری یک نمایشگاه اختصاصی بنمایید، برای اهداف بلندمدت و نفوذ در بازارهای جدید و همچنین یافتن نماینده تجاری شرکت در نمایشگاه های عمومی و بین المللی که همه ساله در کشورهای مختلف برگزار می شود راه متداول و خوبی است.
ارزیابی لزوم شرکت در نمایشگاه
قبل از تصمیم به شرکت در هر نمایشگاهی ابتدا باید چند مساله را روشن ساخت. به منظور نتیجه گیری بهتر از شرکت در نمایشگاه لازم است جواب درستی برای پرسش های زیر داشته باشید:
- شرکت در نمایشگاه برای شما چه منافعی در بر خواهد داشت؟
- آیا زمان برگزاری آن برای کالای شما مناسب است؟
- آیا هدف های شما از شرکت در نمایشگاه تحقق خواهد یافت؟
- آیا بازر منطقه هدفی برای محصولات تان است؟
- آیا به طور تدریجی و یا دایمی می توانید با تولیدات تان پاسخگوی تقاضای کالا باشید؟
- آیا محصولات شما در سطح استانداردهای بازار است؟
- مشکلات شما در رابطه با بازار چیست؟
- هدف اصلی شما از شرکت در نمایشگاه ها چیست؟
- به نایش گذاشتن کالاهای تان به طور موثر مستلزم چه هزینه هایی برای شماست؟
- آیا نتایج به دست آمده در این نمایشگاه ارزش هزینه های را دارد؟
نکات لازم جهت نیل به موفقیت بیشتر
- قبل از نمایشگاه:
مشتریان را از محل و ساعت حضور خود مطلع نمایید و از آنان دعوت به عمل آورید.
- در طول نمایشگاه:
بروشورها و کارت های ویزیت خود را توزیع نمایید همچنین فرم مصاحبه با بازدیدکنندگان را تکمیل نمایید.
- پس از نمایشگاه:
به محض خاتمه نمایشگاه با بازدیدکنندگان تماس بگیرید از نظرات آنان به عنوان پایه ای برای برنامه های آینده خود بهره بگیرید و برای نمایشگاه بعدی برنامه ریزی نمایید.
علل عدم موفقیت در نمایشگاه
- عدم شناخت بازار منطقه
- عدم وجود اهداف روشن و مطمئن
- عدم شناخت و انتخاب نمایشگاه مناسب با اهداف خود
- ضعف ارتباطات در دوران نمایشگاه
- عدم توانایی در به ثمر رساندن کوشش های به عمل آمده طی برگزاری نمایشگاه
اصول لازم در بازاریابی کالا
الف) شرایط و مقررات قانونی بازار جدید:
- تعرفه های گمرکی و سهمیه های وارداتی در کشور مورد نظر
- مالیات داخلی
- محدودیت های ارزی
- قوانین بهداشتی، ایمنی و استانداردهای کشور مورد نظر
- مقررات صادرات و واردات
ب) کشش بازار:
- کیفیت مطلوب
- مقدار مصرف سالیانه
- موقعیت جغرافیایی مصرف کننده در کشور مورد نظر
- مقدار واردات
قیمت های مختلف واردات
مناطق خرید
چگونگی رعایت مقررات نمایشگاه
- مطالعه مقررات و دستورالعمل های جاری نمایشگاه و عمل به آن ها
- غرفه محل تبادل اطلاعات فنی و تجاری است، از ازدحام بی مورد در آن جلوگیری کنید.
- غرفه داران جهت اداره بهتر بایستی خوب، آگاه، متعهد و جذاب باشند.
- پذیرایی و امور خدمات بایستی به درستی انجام پذیرد.
- انضباط اخلاقی و اجتماعی به همراه متانت سرلوحه همه امور باشد.
- تهیه دفتری جهت ثبت پیشنهادات و نظرات بازدیدکنندگان و صاحب نظران و قرار دادن آن در معرض دید عموم.
- اختصاص محلی مناسب برای ملاقات ها و مذاکرات تجاری
- تهیه کاتالوگ، بروشور، کارت ویزیت و لیست قیمت کالا به تعداد کافی جهت مشتریان داخلی و خارجی
- ارزیابی ارتباطات، دیدارها و مذاکرات روزانه خود در نمایشگاه
- دعوت از افراد سرشناس در زمینه های گوناگون (با توجه به نوع کالا یا صنعت) برای بازدید از غرفه یا حضور در آن.
در غرفه چگونه باشید بهتر است
- خود و شرکت خود را خوب بشناسید تا بتوانید فعالیت های شرکت و خدمات آن را به درستی معرفی کنید.
- نیازهای مشتریان را مورد بررسی قرار داده و بشناسید.
- رقیبان خود را شناسایی کنید.
- همیشه برای ارایه اطلاعات و نمایش کالا آماده باشید.
- مردم چگونگی رفتار و برخورد شما را مترادف با کیفیت کالاهای عرضه شده می دانند.
- از قیمت و کلیه مشخصات فنی کالا مطلع باشید.
- به تناسب موضوع از حرکات دست و صورت جهت انتقال بهتر پیام استفاده کنید.
- در غرفه وظایف و مسوولیت ها را با مهربانی، اطمینان و نظم پیش برده و همیشه مرتب، تمیز و جذاب نگهدارید.
- ملاقات های روزانه خود را برنامه ریزی کرده و از آن ها برای دستیابی به فرصت هایی برای فروش استفاده کنید.
عواملی برای بازاریابی مطلوب
- بازدیدکنندگان را با خوش آمدگویی استقبال و با تبسم بدرقه کنید.
- با اطمینان و آرامش و دقت محصولات شرکت خود را معرفی کنید.
- مشخصات ملاقات کنندگان را با دقت به خاطر بسپارید و از آن ها به موقع استفاده نمایید.
- امتیازات ویژه کالاهای خود را به درستی مطرح نمایید.
- از افراط و تفریط در بیان و عمل دوری کنید.
- آراستگی و حفظ شئونات اعتقادی و ملی شرط اصلی حضور در غرفه است آن را خوب حفظ کنید.
- از آمار و علایم و عکس های نامناسب و غیرواقع پرهیز نمایید.
- از نیروی انسانی آگاه، سرزنده و کاردان جهت امور غرفه و ارتباط با مردم استفاده کنید.
- افرا معمولا با اهدافی از پیش تعیین شده به نمایشگاه می آیند بهتر است از قبل آن ها را شناسایی نموده و به سوی خود جلب کنید.
طریق جذب بازدیدکننده
- درج آگهب در مطبوعات
- ارسال دعوتنامه افتخاری برای افراد مورد نظر
- استفاده از تلگراف و پست سفارشی و ایمیل برای اشخاص مهم
- ارسال کارت و دعوتنامه برای افراد از دو هفته قبل.
- تماس تلفنی با افراد مورد نظر قبل از افتتاح نمایشگاه
نکات رفتاری که باید به آن توجه شود
- با دوستان و آشنایان در غرفه ننشینید و آن را پاتوق خود و دوستان نکنید.
- نسبت به بازدیدکنندگان بی توجه و بی تفاوت نباشید.
- سوالات را بی جواب نگذارید و در داخل غرفه حالت استراحت به خود نگیرید.
- غرفه را مکان خصوصی خود ندانید، هنگامی که در غرفه هستید سردرگم و بی هدف نباشید.
- خود را بی علاقه و بی کار نشان ندهید.
- اطلاعات نادرست و ناقص ارایه ندهید.
- لبای مناسب و با کیفیت خوب استفاده کنید (بهتر است افراد یک غرفه از لباس های هماهنگ و یکسان استفاده نمایند).
- افراد ناآشنا را به جای خود قرار ندهید و از ملاقات ها و مذاکرات طولانی بپرهیزید.
- نسبت به مردم و بازدیدکنندگان بی احترام نباشید.
- به منظور حفظ کالاها و وسایل نمایشگاه به نکات فوق توجه نمایید: کالا را تا رسیدن به غرفه شخصا همراهی نمایید تا از ایمنی و سلامت کالا اطمینان حاصل کنید. به هنگام جمع آوری، شخصا در مراحل رسیدن کارتن های خالی، بسته بندی کالاها، برچسب زدن و خروج کالا حضور داشته باشید و در صورت امکان از پوشش های پیچیده جهت اطمینان خاطر بیشتر استفاده نمایید.
ویژگی که مدیر نمایشگاه باید داشته باشد
- داشتن حداقل مدرک لیسانس در رشته مدیریت بازرگانی و یا روابط بین الملل و یا رشته مرتبط با موضوع نمایشگاه.
- تسلط به یکی از زبان های انگلیسی، فرانسه، آلمانی و غیره به تناسب کشور برگزاری نمایشگاه.
- داشتن سابقه فعالیت های بازرگانی خارجی و مسافرت به کشورهی دیگر و یا اقامت مفید در کشور محل برگزاری نمایشگاه.
- داشتن روحیه دیپلماتیک، خوش برخورد، آراسته و فعال.
- دارا بودن قابلیت تطبیق و شجاعت لازم منطبق با شرایط خاص سیاسی موجود در روابط کشور خود با کشورهای دیگر.
- داشتن قابلیت ایجاد ارتباط سازنده با مقامات و ارگان های اقتصادی و بازرگانی کشور محل برگزاری نمایشگاه.
- دارا بودن قدرت سرپرستی هیات های بازرگانی و مدیریت آن ها و ترجیحا طی دوره های تخصصی در این زمینه برای نظارت و کمک به مذاکرات گروه های بازرگانی.
- داشتن قدرت برنامه ریزی و برخورداری از بینش علمی و پیگری فعالیت های انجام شده در نمایشگاه پس از خاتمه آن و ارایه تحلیل های مفید در ارتباط با ثمرات طولانی مدت نمایشگاه.
ویژگی هایی که یک شرکت کننده در نمایشگاه باید داشته باشد:
- دارا بودن یک برنامه مشخص صادراتی کوتاه و بلند مدت در چهارچوب استراتژی توسعه فروش خود.
- برخورداری از اعتبار کافی حرفه ای، از قبیل مدیریت کارآمد، سوابق روشن فعالیت، وضعیت مطلوب مالی و توان انجام تعهدات فورش به بهترین نحو در صورت عقد قرارداد با طرف خارجی.
- داشتن کالا یا خدمات قابل عرضه در سطح مطلوب بازار مورد نظر یا برخورداری از تناسب منطقی قیمت با کیفیت.
- برخورداری از توان مالی کافی و سرفصل هزینه ای مشخص در چهارچوب بودجه شرکت برای تامین هزینه های برنامه توسعه صادرات، از جمله شرکت در نمایشگاه.
- برخورداری از درک و آگاهی بالا راجع به لزوم همکاری با برگزارکنندگان نمایشگاه در نیل به اهداف مشترک خود و مرکز توسعه صادرات ایران.
ویژگی هایی که نماینده اعزامی از طرف شرکت ها باید داشته باش
- دارا بودن اختیارات کافی برای مذاکره و عقد قراداد با طرف خارجی
- داشتن روحی همکاری قوی و تعهد برای نیل به اهداف شرکت و مرکز توسعه صادرات
- مسوولیت پذیری بالا.
- تسلط به یک زبان خارجی مانند خصوصیاتی که درباره مدیر نمایشگاه ذکر گردید.
- داشتن شناخت دقیق از کالای عرضه شده توسط شرکت.
- آگاهی و آموزش کافی در مورد قوانین و مقررات بازرگانی و اجتماعی کشور مقصد، قبل از اعزام.
- برخورداری از قدرت مدیریت در ارتباط با عوامل حاضر در غرفه شرکت و سایر افراد مربوطه.
ویژکی هایی که یک فروشنده باید داشته باشد
- ظاهر آراسته، حوصله، برخورد خوب و فعالیت زیاد.
- داشتن اطلاعات دقیق از کالای عرضه شده در غرفه.
- تسلط بهزبان انگلیسی و یا زبان مرتبط باموضوع نمایشگاه
- داشتن حس مسوولیت، نظم و همکاری با رعایت مقررات و قوانین جاری بر نمایشگاه.
ویژگی های کالا:
- تناسب مطلوب بین کیفیت و قیمت.
- امکان سنجی ارایه کالا در نمایشگاه قبل از برگزاری نمایشگاه در بازار مقصد.
- مسایل فنی مانند استاندارد داخلی و خارجی بسته بندی، طرح لیبل و دستورالعمل های نصب و همچنین تبلیغات کافی و موثر در ارتباط با کالا از قبیل پیش بینی شده باشد.
رهنمودهایی در مورد شرکت در نمایشگاه های داخلی و خارجی
شرکت در نمایشگاه های به خصوص در نمایشگاه های بین المللی داخلی و خارجی در واقع اعلام آمادگی برای صادرات و واردات و ورود به بازارهای خارجی می باشد که این امر مستلزم آمادگی و برنامه ریزی بسیار منظم از قبیل: تولید، کیفیت، رقابت، بسته بندی و حمل و نقل می باشد.
- تولید: هر بازاری برای خود قانون مقررات، سنت و الگوی مصرفی خاصی دارد که باید تولیدکننده، تولید ارسالی به آن بازار را با شرایط آن منطبق نماید در غیر این صورت قابل عرضه در آن بازار نخواهد بود به جز بعضی تولیدات خاص که در تمام دنیا به صورت عام قابل عرضه می باشد. آیا تولید شما در بازار قسمت قابل عرضه می باشد؟
- کیفیت: باید قبلا شناسایی کرده باشید که آیا خریداران تولید با کیفیت خوب و قیمت بالا می خواهند یا بالعکس؟
- رقابت: شناخت رقبا و آشنایی کامل به تولیدات موجود در بازار در موفقیت شما در آن بازار بسیار موصر خواهد بود.
- بسته بندی: آیا بسته بندی، قابل قبول بازار مورد نظر می باشد و کالای شما صحیح و سالم دست مصرف کننده خواهد رسید؟
- حمل و نقل: بازاری را نتخاب نمایید که امکانات محل و نقل آن فراهم و متنوع باشد (هوایی، دریایی، زمینی)
نتیجه گیری
از آن چه گفته شد چنین برمی آید که اهداف کلی از برگزاری نمایشگاه به شرح زیر خواهد بود:
- هر نمایشگاهی که برگزار می شود اهداف خاصی را دنبال می کند اما هدف کلی نمایشگاه ها معرفی تکنولوژی و فن آوری با ماشین آلات و تجهیزات جدید یک کشور می باشد. از دیگر اهداف نمایشگاه جذب مشتریان جدید و نمایندگان جدید، شناخت و اصلاح کانال های توزیع و ارتباط با آن هاست علت اصلی این مطلب که بیشتر شرکت کنندگان ما نمی توانند به اهداف فوق برسند این است که اصول بازاریابی و چگونگی حضور در نمایشگاه را آموزش ندیده اند و از آن اطلاعی ندارند. اخذ سفارشات جدید در معرفی محصولات بهتر و ارایه خدمات بهتر از دیگر اهداف حضور در نمایشگاه است و برخی اهداف دیگر عبارتند از:
- - معرفی آخرین محصولات تولیدی به خریداران
- تبادل اطلاعات، دستاوردها و تحقیقات کاربردی و زمینه های فنی- تولیدی و تجاری.
- شناخت رقبا و ایجاد رقابت سالم.
- سنجش بازار مصرف کالا و استفاده از فرصت ها برای بهینه سازی.
- گردآوری اطلاعات جامع از محصولات تولید کننده همگون.
- نمایش تجهیزات غیرقابل حمل.
- انجام بازار سنجی برای توزیع و فروش کالا در داخل و خارج از طریق نمایندگی های معتبر.
تولید کننده ساک پارچه ای